Attività dell’INL esperibili in remoto ai tempi del Covid

Con Decreto Dirigenziale n. 56 del 22 settembre 2020, il Direttore dell’INL fornisce le prime indicazioni sulle procedure di competenza dell’Ispettorato da effettuarsi in remoto, ai sensi dell’art. 12 bis del D.L. n. 76/2020.

(di Anna Rita Caruso, Centro Studi Aniv)

Il Decreto Dirigenziale INL n. 56 del 22/09/2020 si inserisce nel quadro di razionalizzazione e semplificazione dell’attività ispettiva, già contenuto nel D.Lgs. 149/2015, che trova ora un’ulteriore spinta nell’art. 12 bis del D.L. 76/2020, recante misure urgenti per la semplificazione e l'innovazione digitale.

Detto articolo statuisce che le istruttorie finalizzate al rilascio delle convalide delle dimissioni durante il periodo protetto della maternità e della paternità di cui all’articolo 55, comma 4, del D.Lgs. n. 151/2001 e collegate al matrimonio di cui all’articolo 35, comma 4, del D.Lgs. n. 198/2006¹, nonché le altre procedure amministrative o conciliative che presuppongono la presenza fisica dell’istante, possono essere effettuate attraverso strumenti di comunicazione da remoto che consentano in ogni caso l’identificazione degli interessati e l’acquisizione della volontà espressa.

Ciò posto, il Direttore dell’INL ha stabilito che possono essere effettuate attraverso strumenti di comunicazione da remoto le seguenti procedure amministrative o conciliative di competenza dell’Ispettorato nazionale del lavoro:
a) attività conciliativa ai sensi dell’art. 410 c.p.c., degli artt. 11 e 12 del D.Lgs. n. 124/2004;
b) audizioni ai sensi dell’art. 18 della L. n. 689/1981;
c) attività certificativa ai sensi degli artt. 75 e ss. del D.Lgs. n. 276/2003;
d) istruttoria rinnovo contratti a tempo determinato ai sensi dell’art. 19, comma 3, D.Lgs. n. 81/2015;
e) audizioni nell’ambito dell’attività di vigilanza ad esclusione degli accertamenti concernenti profili di rilevanza penale.

Con specifica circolare sono indicate le modalità di svolgimento da remoto delle procedure sopra citate che, in ogni caso, devono consentire l’identificazione degli interessati o dei soggetti dagli stessi delegati e l’acquisizione della volontà espressa.

Nel proseguo della trattazione, si commenteranno le disposizioni relative all’attività conciliativa, mentre con riferimento all’attività di vigilanza, allo stato attuale non è ancora stata diffusa una circolare ulteriormente esplicativa, ma ci si aspetta che la sua gestione sia molto simile a quella già prevista per l’attività conciliativa con Circolare n. 4/2020 del 25/09/2020.

Procedure amministrative o conciliative di competenza dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro che possono essere effettuate attraverso strumenti di comunicazione da remoto

La Circolare dell'INL n. 4/2020 introduce il meccanismo del “silenzio-accoglimento” per le autorizzazioni di cui all’articolo 4, comma 2, della Legge n. 977/1967, nonché per quelle di cui all’articolo 15, comma 2, della Legge n. 370/1934 e per tutti gli ulteriori provvedimenti autorizzativi di competenza dell’Ispettorato nazionale del lavoro individuati con provvedimento del Direttore. In questo modo, detti provvedimenti, si intendono rilasciati decorsi 15 giorni dalla relativa istanza.

In sintesi, la Circolare ha previsto una forma di “silenzio accoglimento” per:

• provvedimenti autorizzativi all’impiego dei minori in attività lavorative di carattere culturale, artistico, sportivo o pubblicitario e nel settore dello spettacolo (art. 4, comma 2, L. n. 977/1967);
• provvedimenti autorizzativi relativi al frazionamento del riposo di 24 ore settimanali in due periodi di 12 ore consecutive ciascuno per il personale addetto ai pubblici spettacoli (art. 15, comma 2, L. n. 370/1934);
• ogni altro provvedimento eventualmente individuato dal Direttore dell’Ispettorato nazionale del lavoro.

A decorrere dal 15 settembre 2020, data di entrata in vigore della legge di conversione del D.L. n. 76/2020, tali provvedimenti “...si intendono rilasciati decorsi 15 giorni dalla relativa istanza”.
A tal riguardo, si precisa che il termine di 15 giorni decorre dal giorno successivo a quello di presentazione dell'istanza. (Per continuare la lettura dell'articolo, cliccare sul pulsante Leggi tutto...)

Non basta tuttavia presentare un’istanza perché questa sia autorizzata ipso iure per inerzia dell’Ufficio, ma occorre che la relativa domanda contenga tutte le informazioni richieste dalla modulistica messa a disposizione dell’Ispettorato nazionale del lavoro.
Nell'apposita sezione del sito istituzionale dell’Ispettorato nazionale del lavoro, è stata a tal fine aggiornata la modulistica relativa alle istanze autorizzatorie e sebbene non ne sia obbligatorio l’uso, tale modulistica va comunque tenuta come riferimento per la conformità dei contenuti anche per le istanze presentate in forma libera.
Ne consegue che la mancata e/o errata indicazione di uno o più elementi essenziali nel corpo dell’istanza determina l’inefficacia della stessa ai fini del “tacito rilascio” della relativa autorizzazione.
Per gli ulteriori provvedimenti amministrativi di competenza dell’INL continua a trovare applicazione la disciplina di cui alla Legge n. 241/1990 e s.m.i.

Per quanto riguarda invece le istruttorie amministrative da remoto finalizzate al rilascio delle convalide delle dimissioni nel periodo protetto, nonché le altre procedure amministrative o conciliative di competenza dell’Ispettorato nazionale del lavoro che presuppongono la presenza fisica dell’istante, queste possono essere effettuate attraverso strumenti di comunicazione da remoto che consentano in ogni caso l’identificazione degli interessati o dei soggetti dagli stessi delegati e l’acquisizione della volontà espressa.

In tali ipotesi il provvedimento finale o il verbale si perfeziona con la sola sottoscrizione del funzionario incaricato.

In sintesi, la Circolare introduce significative semplificazioni di alcune procedure amministrative svolte dagli Ispettorati territoriali del lavoro ed in particolare delle seguenti attività:

1. Convalida delle risoluzioni consensuali del rapporto o delle richieste di dimissioni presentate dalla lavoratrice, durante il periodo di gravidanza o durante i primi tre anni di vita del bambino;
2. Convalida delle dimissioni presentate dalla lavoratrice nel periodo intercorrente dal giorno della richiesta delle pubblicazioni di matrimonio ad un anno dopo la celebrazione stessa;
3. Nonché ulteriori procedure ovvero:
   − attività conciliativa ai sensi dell’art. 410 c.p.c., degli artt. 11 e 12 del d.lgs. n. 124/2004;
   − audizioni ai sensi dell’art. 18 della L. n. 689/1981;
   − attività certificativa ai sensi degli artt. 75 e ss. del d.lgs. n. 276/2003;
   − istruttoria rinnovo contratti a tempo determinato ai sensi dell’art. 19, comma 3, d.lgs. n. 81/2015;
   − audizioni nell’ambito dell’attività di vigilanza ad esclusione degli accertamenti concernenti profili di rilevanza penale.

Perché le attività di cui sopra possano essere svolte in remoto è necessario:

• l’identificazione degli interessati o dei soggetti da essi delegati e l’acquisizione della loro volontà espressa;
• la sola sottoscrizione del funzionario incaricato per il perfezionamento del verbale.

Ciò posto, al fine di assicurare uniformità di svolgimento “a distanza” delle procedure in questione si prescrivono le seguenti modalità di attuazione:

1. L’applicativo da utilizzare per lo svolgimento “da remoto” delle procedure in questione continua ad essere Microsoft Teams.

La scelta di questo applicativo si spiega con il fatto che durante la pandemia era stato già dato in dotazione a tutti gli Uffici dell’Agenzia. Viene scelto come piattaforma dall’INL almeno sin quando non saranno disponibili nuovi applicativi il cui sviluppo è curato dalla competente Direzione centrale pianificazione, organizzazione, controllo e ICT.
Già a questo punto pare lecito chiedersi cosa succede se una delle parti chiede la possibilità di connettersi con zoom, meet, webex o altre piattaforme disponibili e magari più semplici da raggiungere con il solo cellulare a disposizione o perché si hanno problemi di rete.

L’Ispettorato esclude l’utilizzo di altre possibili piattaforme, del resto quella prescelta non risulta a pagamento per le parti che possono collegarsi al link inviato dal funzionario conciliatore, consumando la sola connessione a prezzo stabilito dal proprio provider di riferimento.
Se però solo una parte può usufruire della connessione, deve parimenti escludersi che il lavoratore possa recarsi presso la sede del datore di lavoro per esperire il tentativo di conciliazione.
Posto che la sede naturale è quella neutra ovvero l’ITL, nel caso di collegamento in remoto, ciascuno può collegarsi al link in maniera indipendente da casa propria o presso il proprio consulente-rappresentante di fiducia, ma deve, per ovvie ragioni, escludersi un collegamento ove entrambi siano presso il delegato del datore di lavoro o entrambi presso il delegato del lavoratore.
La ratio sottesa al provvedimento è quella di non creare assembramenti, per cui se una parte può spostarsi per recarsi dall’altra, allora può anche farlo per andare in ITL e il collegamento in remoto non ha ragione di esistere.
La Circolare omette questa circostanza, ma deve escludersi parimenti la compresenza di entrambi presso una stessa sede anche per evitare problematiche legate all’acquisizione del consenso.
Cosa succede se una parte decide di presentarsi in ITL ed una parte di partecipare in remoto?
Non è possibile, non sono ammesse conciliazioni ibride o miste, per cui o entrambi on line o entrambi in presenza. Si tenga anche conto che se una parte è presente in ITL ha obbligo di firmare il verbale che non può essere quindi sottoscritto in parte in presenza e in parte in remoto perché diverrebbe una fattispecie non regolamentata e quindi potenzialmente affetta da invalidità.

2. Invito alla/alle parte/i

Ai fini dell’organizzazione “da remoto” dell’attività, l’Ufficio dovrà preliminarmente inviare, mediante email e secondo le disponibilità eventualmente concordate in precedenza, uno specifico invito alla/e parte/i richiedente/i e, ove già conosciuto, al soggetto che presta eventualmente assistenza.
Ci si chiede a questo punto se non sia più semplice inserire l’acquisizione del consenso nella richiesta di intervento del lavoratore, in modo che se il lavoratore manifesta già detta possibilità, si possano eventualmente programmare le conciliazioni in remoto rispetto a quelle in presenza in maniera più oculata. In questo modo i funzionari risparmierebbero tempo nel calendarizzare gli incontri, evitando di inviare l’invito a chi magari non possiede neppure un collegamento internet o non si sente a suo agio con lo strumento informatico.

3. Contenuto dell’invito

L’invito dovrà contenere indicazione relative alla data, l’ora fissate per l’incontro e le condizioni di partecipazione su piattaforma Microsoft teams, nonché il termine entro il quale deve essere fatta pervenire l’adesione all’invito stesso. Oltre al termine entro il quale le parti devono esprimere il loro consenso, è importante rammentare che entro sette giorni antecedenti alla convocazione, deve essere trasmesso il documento di identità del soggetto istante o del professionista che interviene per delega/procura. Deve parimenti essere comunicato l’indirizzo di posta elettronica attraverso il quale l’istante ed il soggetto che eventualmente lo assiste parteciperanno alla riunione, insieme ad un recapito telefonico da contattare in caso di necessità.
Occorre anche far pervenire una dichiarazione, ai sensi dell’art. 46 del D.P.R. n. 445/2000 relativa al possesso dei poteri di rappresentanza di chi interviene per conto dell’impresa o della procura per chi interviene in luogo del rappresentante dell’impresa.
L’invito dovrà altresì esplicitare che la verbalizzazione sarà effettuata esclusivamente dal funzionario addetto, previa condivisione del testo sulla piattaforma Microsoft Teams e menzionare la circostanza che in nessun caso si potrà procedere a registrazione della riunione in remoto. L’invito dovrà essere corredato dalla informativa sulla privacy secondo il modello indicato dall’INL nella Circolare.
Rispetto al contenuto dell’invito, è chiaro che questo deve essere incluso nella lettera di convocazione e da una prima lettura della Circolare sembra debba essere sempre inserito per consentire a chi lo ritiene di poter partecipare alla procedura anche on line.
Rispetto al precedente modello di convocazione, la nuova lettera dovrà contenere quindi i seguenti elementi essenziali:
- Richiesta di adesione di entrambi alla procedura on line entro x giorni dal ricevimento. Il numero di giorni da inserire dovrà tener conto del tempo di ricevimento delle relative raccomandate o pec, a seconda del mezzo utilizzato per la notifica alle parti interessate;
- Data e ora della convocazione on line nel caso le parti aderiscono entrambe all’invito;
- Termine entro il quale inviare le copie dei documenti di identità che si calcola tenendo conto di 7 giorni dalla data stabilita per la convocazione, unitamente ad un indirizzo mail e telefonico;
- Precisare che la verbalizzazione sarà effettuata esclusivamente dal funzionario addetto previa condivisione del testo sulla piattaforma Microsoft Teams e che vige il divieto di registrare la riunione in tempo reale con ogni possibile strumento informatico.
A questo punto, la parte può rispondere aderendo all’invito di effettuare la conciliazione in remoto, non rispondere oppure chiedere che la conciliazione venga effettuata in presenza.
In quest’ultima eventualità è auspicabile che non si riprogrammi una nuova data per la convocazione, come parrebbe invece suggerito dalla Circolare, ma per ragioni di economia ed efficienza del procedimento, potrebbe essere lasciata invariata la precedente data già fissata per la conciliazione che a questo punto diverrebbe non più in remoto, ma in presenza. Si tratta di un punto nevralgico perché una nuova riprogrammazione della convocazione rischierebbe di allungare notevolmente i tempi dedicati alla notifica.

4. Mancato riscontro delle parti all’invito iniziale oppure dopo l’invio del consenso per l’attivazione on line

Una volta ricevuta risposta nel termine indicato, il funzionario conciliatore provvederà ad inviare via mail alla/e parte/i il link di collegamento a Microsoft Teams al quale accedere, preferibilmente mediante Google Chrome, alla data ed all’orario fissati per l’audizione.
In caso di mancata attivazione del link, previo tentativo di contatto telefonico da parte dell’Ufficio, la riunione si chiuderà con esito negativo per assenza della parte. Il funzionario procedente darà atto a verbale dell’assenza della parte istante ed archivierà la richiesta.
Analogamente si procederà nel caso in cui l’istante non abbia dato risposta alla e-mail di invito.
È evidente che il conciliatore dovrà effettuare una verbalizzazione negativa tutte le volte che le parti non rispondono all’invito oppure chiedono il link per il collegamento, ma poi non si connettono. In questo caso sarà bene precisare in che momento si è manifestata la volontà di non partecipare della parte, al fine di tracciare quanto avvenuto.

5. Richiesta esplicita di conciliazione in presenza

È fatta comunque salva la facoltà per la parte istante di riscontrare l’invito chiedendo che la riunione abbia luogo “in presenza”, esplicitandone le motivazioni. In tal caso, qualora l’Ufficio ritenga fondate le motivazioni esposte, non si darà corso alla procedura “da remoto” e si provvederà a riprogrammare l’audizione secondo la modalità richiesta dalla parte, tenuto sempre conto dell’esigenza di regolare gli accessi all’Ufficio per evitarne l’affollamento.
Dalla lettura della Circolare il lavoratore può sempre chiedere una conciliazione in presenza, ma l’articolazione del procedimento così come descritto, rischia di appesantire molto il procedimento.
Meglio sarebbe in sede di richiesta di intervento, far dichiarare immediatamente al lavoratore se preferisce la convocazione in remoto o meno, al fine rendere più snello il procedimento e nel caso in cui il lavoratore preferisca recarsi in ITL, procedere all’invio di una convocazione in presenza omettendo la procedura per l’invito telematico.

6. Svolgimento dell’incontro

Una volta attivato il link da entrambe le parti, il funzionario deve provvedere all’identificazione degli stessi mediante verifica della corrispondenza tra il documento di identità inviato per e-mail 7 giorni prima e quello mostrato in apertura di videoconferenza. La procedura di identificazione deve essere effettuata singolarmente e separatamente per ciascun soggetto intervenuto.
Il conciliatore dovrà rammentare alla/e parte/i il divieto di attivazione della funzione di registrazione nella piattaforma Microsoft Teams e il divieto di scambio di file nonché dell'attivazione della messaggistica per il tramite della piattaforma, dovendosi a tal fine utilizzare esclusivamente le e-mail. In caso di mancato rispetto del divieto di registrazione, la riunione dovrà essere interrotta sin quando la stessa non verrà eliminata.
Il funzionario procedente provvede alla verbalizzazione dando atto delle modalità di partecipazione “da remoto”, nonché dei consensi acquisiti, della identificazione delle parti e della sottoscrizione, previa condivisione del testo attraverso l’attivazione della specifica funzione di Microsoft Teams (condivisione schermo). Il funzionario dovrà ricordare alle parti collegate che, per disposizione di legge, il verbale viene sottoscritto dal solo funzionario procedente ed altresì che il verbale è trasmesso alla e-mail o PEC indicata dal soggetto interessato.
La conclusione dell’incontro è senza dubbio il momento più delicato. Raggiunto l’accordo ed acquisite le dichiarazioni, il verbale deve essere condiviso dalle parti per la lettura e conferma, ma di fatto non viene sottoscritto, se non dal funzionario.

Quale può essere il valore di un verbale non sottoscritto dalle parti, ma solo dal funzionario procedente?
Il funzionario dovrà indicare parimenti la data e l’ora di chiusura del verbale ed altresì che le parti dichiarano di approvarne il contenuto con una formula del tipo: letto, confermato dalle parti che dichiarano contestualmente di approvarne il contenuto e condiviso su piattaforma Microsoft Teams previo invio del medesimo via mail alle parti alla ore 00:00 del giorno 00.00.00, ai sensi dell’art. 12 bis del D.L. 76/2020, recante misure urgenti per la semplificazione e l'innovazione digitale, nonché ai sensi della Decreto Dirigenziale INL n. 56 del 22.09.2020 e della Circolare n. Circolare n. 4/2020 del 25.09.2020.

Copia del verbale con la sottoscrizione del funzionario dovrà essere tenuta agli atti, si evidenzia infatti che nulla muta quanto all’eventuale rilascio di copia di atti o verbalizzazioni, per le quali dovranno essere seguite le indicazioni già contenute in precedenti circolari e note emanate con riferimento alle ipotesi di attività svolte “in presenza”.
Resta da vedere se in caso di successive contestazioni, questa formula resisterà alle istanze di esecuzione in giudizio da parte del lavoratore, anche se sul punto la Corte di Cassazione con sentenza n. 12160/2016, avente ad oggetto la legittimità dei verbali sanzionatori (non conciliativi), ha statuito che è valida la multa inviata al trasgressore e redatta tramite sistemi meccanici e priva di qualsivoglia sottoscrizione autografa.
Sempre in tema di sottoscrizione, la Corte di Cassazione con sentenza n. 3237/2011 ha però statuito che il verbale di conciliazione non produce effetto se manca la sottoscrizione contestuale del rappresentante del lavoratore (sindacalista nella fattispecie).
Nel caso dell’INL, la mancanza della firma delle parti nel verbale di conciliazione è espressamente disciplinata dall’art. 12 bis del D.L. 76/2020 che proprio per questo prevede che il verbale si perfeziona con la sola sottoscrizione del funzionario incaricato. Si auspica pertanto che ciò basti per arginare possibili contenziosi futuri.

Si segnala che le considerazioni contenute nel presente intervento sono frutto esclusivo del pensiero dell'autore e non hanno carattere in alcun modo impegnativo per l'Amministrazione di appartenenza.

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Note

1) DECRETO LEGISLATIVO 11 aprile 2006 , n. 198 - Codice delle pari opportunità tra uomo e donna, a norma dell'articolo 6 della legge 28 novembre 2005, n. 246